10 tips om correct btw terug te vragen

28 april 2020

Wist u dat… u niet hoeft te wachten tot september met het terugvragen van uw buitenlandse btw over 2019? Dat kan nu al. Daarmee ontwijkt u de topdrukte in het najaar en is uw geld sneller binnen. Om u op weg te helpen, geven we hieronder 10 tips voor een succesvolle buitenlandse btw-teruggave.

1. Vraag tijdig uw toegangscode en wachtwoord aan voor de portal van de NL belastingdienst, specifiek voor het terugvragen van buitenlandse btw
Een verzoek om teruggaaf wordt elektronisch gedaan op de portal van de Nederlandse Belastingdienst. Inloggegevens en wachtwoorden worden per post verstrekt en de daarmee gemoeide tijd neemt toe als de deadline van 30 september nadert. Reken op een tot twee weken.

2. Zorg voor bonnen & facturen als bewijs van uw uitgaven
Voor het vergoeden van uw werknemers voor de door hen gemaakte uitgaven wordt een bewijs gevraagd. Een uitgave kan worden aangetoond zonder dat u de juiste bonnen ontvangt (denk aan een pinbon of ander betalingsbewijs, een orderbevestiging of een screenshot van portals van leveranciers). Voor een verzoek om teruggaaf moet u echter over de (vereenvoudigde) facturen beschikken. Spreek daarom met uw werknemers af dat zij in ieder geval de kassabon overleggen.

3. Update en verbeter het declaratieproces voor uw werknemers
Een verzoek om teruggaaf door Nederlandse bedrijven bevat weinig tot geen kleinere bonnen vanuit de declaratiesystemen. Veelal worden facturen van gevestigde crediteuren verwerkt in een verzoek om teruggaaf en worden facturen en bonnen van  declaraties niet of slechts beperkt meegenomen. Overweeg de inzet van declaratiesoftware om het proces te vergemakkelijken, te digitaliseren en te verbeteren, ook met het oog op het terugvragen van buitenlandse btw. Instrueer uw medewerkers om facturen op naam van het bedrijf te laten zetten, denk hierbij bijvoorbeeld aan facturen van hotels.

4. Voorkom toepassing van de reisbureauregeling op uw overnachtingen
Toepassing van de reisbureauregeling op facturen van tussenpersonen betekent dat u niet of slechts onder bepaalde omstandigheden de buitenlandse btw kunt terugvragen.

Beoordeel of de tussenpersoon als uw gemachtigde kan optreden en zorg dat hotels de factuur op naam van uw bedrijf uitreiken, in plaats van aan uw tussenpersoon.

5. Beoordeel buitenlandse bonnen en facturen zo vroeg mogelijk en herstel deze waar nodig
Beoordeel zo snel mogelijk na ontvangst of facturen “compliant” zijn. Hoe eerder u dat doet, hoe beter en sneller u onjuiste facturen en/of processen kunt herstellen of verbeteren. Zodoende kunt u het volume aan terug te vragen btw aanzienlijk vergroten.

6. Verwerk digitale bonnen en facturen direct bij binnenkomst
Bij het gebruik van declaratiesoftware zijn alle gegevens digitaal voor handen en kunt u het teruggaveproces daarop laten aansluiten. Kies daarbij voor een digitale oplossing; dat bespaart veel tijd.

7. Weet welke kosten niet of beperkt voor teruggaaf in aanmerking komen
Vraag geen buitenlandse btw terug op kosten die daar niet voor in aanmerking komen. Ken de uitzonderingen en verbeter de kwaliteit van uw verzoeken. Daarmee voorkomt u vervelende vragen van de buitenlandse Belastingdienst. Veelal zorgt dat voor een aanzienlijke vertraging in de verwerking van uw verzoek en tot onnodige extra tijdsbesteding. Voorkom een negatief oordeel van de Belastingdienst. Bedenk dat de beoordeling door buitenlandse Belastingdienst met gebruik van automatisering en/of AI plaats kan vinden.

8. Leg nadere informatie teneinde gemaakte kosten vooraf vast
Als uitgaven met een consumptief karakter zijn gedaan, waarvoor recht op teruggaaf van btw met de juiste toelichting mogelijk is, zorg dan vooraf voor de beschikbaarheid van die documentatie. Indien mogelijk verstrek deze informatie dan bij het verzoek.

9. Stel een overzicht op van de bedrijfsauto’s en de bestuurders waar in het buitenland brandstof getankt is of onderhoud is uitgevoerd
Steeds meer belastingdiensten van EU-lidstaten vragen bij brandstofbonnen aanvullende informatie op. Verstrek deze informatie actief bij uw verzoek om teruggaaf.

10. Leg vast waarom en voor wie bedrijfskosten met een consumptief karakter zijn gemaakt
In sommige lidstaten wordt een onderscheid gemaakt tussen consumptieve bedrijfsuitgaven ten behoeve van de eigen werknemers en derden (veelal met betrekking tot eten en drinken). Zorg ervoor dat u dit onderscheid kunt maken en probeer vooraf die informatie al beschikbaar te hebben.