Bent u de zwakste schakel?

Afgelopen weekend brak mijn fietsketting. Het was snel opgelost, want ik had gelukkig een ‘missing link’ bij me. Maar toch, het is niet hoe ik de rit voor me zag.

Het was de tweede keer dat dit gebeurde. De eerste keer was tijdens mijn allereerste rit op een mountainbike. Ik had geen idee hoe ik onderhoud moest plegen aan mijn fiets en eigenlijk ook niet dat dit überhaupt nodig was. Noem het naïef of onervaren, maar het was in ieder geval niet slim. Gelukkig reed ik op dat moment met een vriend die wél voorbereid was én de missing link bij zich had.

Link met uw organisatie

Organisaties werken ook zo. U kent het bekende gezegde: een ketting is niet sterker dan de zwakste schakel. Net als bij fietsen, kan teveel druk op de ketting ervoor zorgen dat deze breekt.

In uw organisatie wilt u ervoor zorgen dat de btw-keten geen zwakke schakels kent.

Een btw-aangifte is gebaseerd op informatie die in uw bedrijf beschikbaar is. Er zijn verschillende momenten in het bedrijfsproces waar beslissingen worden genomen en waar informatie en gegevens worden toegevoegd of gewijzigd. Meestal zijn dit de volgende stappen:

1. het ERP-systeem bevat de stamgegevens met informatie met informatie over de producten, de klant en de magazijnlocaties;
2. het contract legt de voorwaarden en aansprakelijkheden vast;
3. de bestelling bevat de informatie over de werkelijke prijs, de verzenddatum en de plaats van levering;
4. de factuur bevat al deze informatie en bevat een btw-behandeling die is gebaseerd op de logica die is toegepast op alle voorgaande stappen;
5. daarna wordt een samenvatting van al deze gegevens gebruikt als basis voor het opstellen van een rapport dat weer wordt gebruikt voor de btw-aangifte.

In ál deze stappen kunnen zwakke schakels zitten. Als btw-manager is het daarom belangrijk om het proces te begrijpen en te weten wie btw-relevante beslissingen neemt in de organisatie. En u moet altijd bereid zijn om actie te ondernemen als een van de schakels breekt.

Wees overal op voorbereid

De reden waarom mijn ketting brak, was dat ik abrupt moest schakelen, omdat er wat mensen op de weg liepen en ik ze moest ontwijken, terwijl ik bergopwaarts reed. Door deze schakeling en de extra druk op de pedalen brak de ketting.

Wat ik hiermee wil zeggen, is: er kunnen altijd omstandigheden zijn waar u niet op voorbereid bent. Maar in uw organisatie kunt u in ieder geval beginnen met het identificeren van de gebieden waar mogelijk een zwakke schakel is. Zijn uw stamgegevens volledig? Hebben de medewerkers voldoende kennis? Voldoen uw facturen aan de eisen?

Klopt de logica van het systeem?

In de eerdergenoemde stappen richten veel adviseurs en technologiebedrijven zich op stap 4. Dit is namelijk de stap waar de input van de stamgegevens en de order worden gecombineerd met de logica in het ERP-systeem. Door gebruik te maken van een beslisboom, bepaalt het ERP-systeem (of een externe belastingengine) de btw-behandeling van een transactie, wat resulteert in een belastingcode. Deze belastingcode sturen de factuurlay-out en de btw-rapportage aan.

In veel gevallen lijkt de logica in het systeem de zwakste schakel. Klopt de logica? Is de benodigde informatie om een ​​juiste beslissing te nemen beschikbaar? Klopt het resultaat of is een nadere specificatie nodig?

De adviseurs en technologiebedrijven die zich focussen op automatisering, verrichten natuurlijk goed werk. Dit maakt de verwerking van informatie sneller en beslissingen worden efficiënter gemaakt. Maar het blijft btw: er zijn uitzonderingen op de hoofdregel en uitzonderingen op deze uitzonderingen… Waar technologie alleen in zwart of wit, links of rechts, één of nul denkt, kan het implementeren van deze uitzonderingen leiden tot draconische logica voor het ERP-systeem. Of het resulteert in praktische oplossingen, waarbij het systeem niet optimaal wordt benut, of waarbij bepaalde fouten zakelijk worden geaccepteerd.

Kijk verder dan de ketting

Vergelijk het met de fiets: het ERP-systeem is de ketting die de machine aandrijft. Maar het zijn de wielen en banden die zorgen voor voldoende grip. En een stuur om te bepalen welke kant u op wilt.

Bepalen waar de zwakke schakels in uw organisatie zitten, betekent dus niet alleen dat u kijkt naar het ERP-systeem of de keten. Als dit er roestig uitziet, is het natuurlijk een goed idee om het schoon te maken of te zorgen dat het goed geolied is. Maar u moet ook kijken naar de andere onderdelen van uw bedrijf. Wie maakt de contracten of orders aan? Wie bepaalt de prijzen? Wie bepaalt waar goederen worden opgeslagen, geproduceerd of ingekocht?

Tips voor het overbrengen van de boodschap

Ik hoor u denken: ‘klinkt logisch, maar hoe breng ik die boodschap over in mijn bedrijf?’ Geen zorgen, hier zijn enkele tips.

• Kijk naar uw CEO of CFO als het stuur. U kunt de richting beïnvloeden door ze te laten zien waar ze heen gaan. En om de makkelijke of de gevaarlijke paden door het btw-bos te markeren. Maak een kaart van de belangrijkste btw-gebieden, waar volgens u meer aandacht aan moet worden besteed. Maak een overzicht van incidenten, voorbeelden en oplossingen en leg deze voor. U bent het navigatiesysteem, evenals de monteur die hen de informatie geeft die ze nodig hebben om snel en soepel de juiste richting op te gaan.
• Behandel de AP-afdeling als de banden van uw fiets. Zonder grip glijd u uit. Zorg er dus voor dat deze mensen weten hoe ze facturen correct moeten verwerken. Trainingen, beslisbomen of een helpdesk: zorg dat zij de tools hebben die nodig zijn om informatie correct in de boekhouding te krijgen.
• Heeft u een bel of een lamp nodig? Controleer samen met uw juridische team wat de belangrijkste voorwaarden zijn die zij nodig hebben voor aankopen en verkopen. Kijk bovendien of er enkele specifieke voorwaarden zijn die u wilt toevoegen of wijzigen om uw btw-leven gemakkelijker te maken.

Weet wat u doet

Het laatste onderdeel van een geweldige btw-rit bent u natuurlijk. Als u btw-plichtig bent, moet u op die fiets stappen, op de pedalen trappen en ervoor gaan. Maar u moet ook voorbereid zijn. Kijk naar het weer, zodat u weet welke kleding u moet dragen. Zorg ervoor dat u de juiste schoenen draagt, zodat u niet van uw pedalen glijdt. En draag een helm, voor het geval dat u crasht.

Wat dit simpelweg betekent, is dat u moet weten wat u doet. Blijf op de hoogte van het laatste btw-nieuws en -ontwikkelingen. Communiceer met de mensen om u heen en neem contact op met mensen in uw organisatie die u kunnen helpen. En maak waar nodig gebruik van hulp van buitenaf. Dat kan variëren van het uitvoeren van een Btw Health Check, hulp bij een ERP-aanpassing of -implementatie, of trainingen voor u of mensen in uw organisatie.

Net als mijn fiets heeft uw organisatie misschien wat btw-onderhoud nodig, of een snelle beoordeling om eventuele zwakke plekken te identificeren. Laat het weten als u wilt dat ik u daarbij help.