BTW terugvragen in de UK: hoe werkt dat?

Na het afronden van de EU btw-teruggaafverzoeken voor 2021 (de deadline daarvoor was 30 september) gaan we nu direct verder met de teruggaafverzoeken voor de UK. Vanwege de Brexit is het proces voor deze teruggaafverzoeken niet meer hetzelfde als voor teruggaven binnen de EU. Hieronder lichten we dit verder toe.

Nieuw proces en extra vereisten

Omdat de UK geen onderdeel meer is van de EU, gelden voor teruggaafverzoeken in de UK andere regels dan voor de EU-lidstaten. Dat heeft zowel voor- als nadelen.

De teruggaafverzoeken moeten via een apart kanaal direct bij de Engelse fiscus worden ingediend.
Het is niet mogelijk om hiervoor het EU-portaal te gebruiken. Het voordeel hiervan is dat er dus ook geen aparte inlogcode voor het EU-portaal nodig is (voor de teruggaafverzoeken voor de UK). Het nadeel is dat alle facturen apart moeten worden verwerkt en gerapporteerd voor de Engelse btw-teruggave.

De teruggaafverzoeken moeten niet per kalenderjaar, maar voor de periode 1 juli tot en met 30 juni worden ingediend.
Het nadeel hiervan is dat bij het verzamelen en verwerken van de facturen en onkosten de teruggaafperiodes voor de UK en de EU verschillend zijn, en dat dit gevolgen kan hebben voor de boekhouding en administratie. Het voordeel is echter dat de deadline voor het indienen van het verzoek in de UK 31 december is. Onze ervaring is dat het voor de EU-deadline van 30 september vaak erg druk is, maar omdat dan toch alle facturen al worden verzameld en verwerkt, geeft dit (hopelijk) iets meer tijd en ruimte voor het teruggaafverzoek in de UK.

Ondanks eerdere berichten, is het (nog) niet mogelijk om het teruggaafverzoek in de UK elektronisch in te dienen. De Engelse fiscus accepteert alleen hard-copies.
Het nadeel hiervan is dat het afhandelen van het verzoek iets langer kan duren, en dat er een kans bestaat dat verzoeken of documenten niet goed aankomen of zoekraken. Het goed nieuws is dat wij natuurlijk wel de VAT4U software kunnen gebruiken om alle teruggaafverzoeken voor te bereiden.

Niet alleen het verzoek moet op papier worden ingediend, maar ook alle (kopieën van) aankoopfacturen moeten worden meegestuurd.
Dit betekent dat we om een verzoek in te kunnen dienen alle originele papieren of elektronische facturen nodig hebben. Deze moeten we verzamelen en per post sturen aan de Engelse fiscus (HMRC). Houdt hier dus rekening mee als u btw wilt terugvragen in de UK: u heeft de originele bonnen en facturen nodig!

Als laatste vraagt de Engelse fiscus om een bewijs dat diegene die de btw terugvraagt, een btw-ondernemer is.
Hiervoor is het nodig dat samen met het teruggaafverzoek een zg. ‘Hoedanigheidsverklaring’ wordt meegestuurd. Deze moet door de ondernemer zelf worden opgevraagd bij de Nederlandse Belastingdienst. U kunt hiervoor de Belastingtelefoon bellen en vragen om een ‘Hoedanigheidsverklaring’ of ‘bewijs van btw-plicht’. Bij voorkeur vraagt u een Engelstalige versie op (daar moet u specifiek om vragen bij de Belastingtelefoon).

Vereisten op een rijtje:

Hard-copy verzoek
Hard-copy van (kopie) aankoopfacturen
Hoedanigheidsverklaring
Deadline: 31 december 2022 (voor de periode 1 juli 2021 – 30 juni 2022)

Als u al een (normale) btw-registratie in de UK heeft, dan is een apart teruggaafverzoek natuurlijk niet nodig. U kunt dan alle aan u in rekening gebrachte Engelse btw op zakelijke kosten in uw Engelse btw-aangifte in aftrek brengen (vanzelfsprekend rekening houdend met mogelijke aftrekbeperkingen op bepaalde soorten kosten).

Hard-copies

Met name de verplichting om de facturen mee te sturen maakt het proces voor sommige ondernemers wat omslachtiger. Veel bedrijven werken met software om onkostenvergoedingen te verwerken waarbij de werknemer niet altijd verplicht is om de originele factuur te bewaren. Voor het terugvragen van btw is deze factuur dus wel nodig. Het vervelende is: zonder factuur of bon, geen teruggaaf van btw!

Ondernemers laten veel geld liggen. Dat is zonde. Zorg voor een goed proces om uw aankoopfacturen en onkostenvergoediengen te verwerken. Controleer of de btw die op deze facturen en bonnen staat terecht in rekening is gebracht en of de factuur of bon aan de formale vereisten voldoet. En zorg ervoor dat u het teruggaafverzoek tijdig indient.

Wij kunnen u daarbij helpen. Neem gerust contact met ons op, bijvoorbeeld door rechtstreeks een afspraak boeken via onze website.