Buitenlandse btw terugvragen moeilijk?

28 april 2020

Vraagt u (nog) geen buitenlandse btw terug?

Als u nog geen buitenlandse btw terugvraagt, dan heeft u daar wellicht bewust (te veel gedoe) of onbewust (kan dat dan?) voor gekozen. Vanuit historisch oogpunt denkt u misschien dat dit veel tijd en moeite kost. Of misschien bent u nog niet bekend met de mogelijkheden om überhaupt buitenlandse btw terug te krijgen. In Europa wordt ongeveer 10 miljard euro aan buitenlandse btw niet teruggevraagd door organisaties. Mogelijk laat ook u veel geld liggen.

1. Wat een gedoe?

Het terugvragen van btw in het buitenland vraagt om een administratief proces rondom buitenlandse facturen en bonnen en is het meest uitdagende werk dat een administrateur ziet liggen. Als er geen grote bedragen mee gemoeid zijn, neemt de behoefte om er werk in te steken al snel af. Er moeten bonnen worden verzameld, inloggegevens bij de Nederlandse Belastingdienst worden gevraagd en vervolgens mag u deze “analoge zaken” digitaliseren in de portal van de Nederlandse Belastingdienst met een handleiding van 65 pagina’s. Historisch gezien heel verklaarbaar en herkenbaar dat u daar dus niet aan begint.

Toch zou u er vandaag nog eens 5 minuten over moeten nadenken. De stand van automatisering werkt namelijk in uw voordeel. De ongemakken van de Nederlandse portal van de Belastingdienst zijn inmiddels al door gebruiksvriendelijke software weggenomen en als u de bonnen al digitaal beschikbaar heeft, kent deze software flexibele importmogelijkheden. U moet alleen nog even “handmatig” en tijdig de inloggegevens bij de Nederlandse Belastingdienst opvragen als u die nog niet eerder heeft ontvangen. Daarnaast moet u bij de eerste set-up van de software wellicht iets meer tijd besteden aan de juiste inrichting, maar dan bent u er ook wel.

Als de gebruikte software vervolgens ook nog automatisch alle fiscale regels van de lidstaten van de EU toepast en de claims indient bij de portal van de Nederlandse Belastingdienst is de klus geklaard. Optioneel kunt u nog kwaliteitscontroles (laten) uitvoeren.

2. Buitenlandse btw terugvragen, kan dat dan?

Nederlandse ondernemers die in Nederland btw-aangiften doen, kunnen daar alleen de Nederlandse btw op kwijt. Buitenlandse btw kan en mag niet op de reguliere Nederlandse btw-aangiften worden meegenomen.

Om deze btw toch terug te kunnen vragen, is sinds 2010 binnen de Europese Unie een algemene teruggaafprocedure ontwikkeld die de rechten en verplichtingen van ondernemers en belastingdienst respecteren en borgen. U kunt periodiek of jaarlijks een verzoek om teruggaaf indienen via de Nederlandse Belastingdienst die daarvoor een speciaal kanaal beschikbaar heeft gesteld.

De procedure is gedigitaliseerd en de daarvoor benodigde acties liggen bij de ondernemers. Er zijn weliswaar minimumdrempels. Voor een verzoek op kwartaalbasis is het minimaal terug te vragen bedrag € 400 en voor een jaarlijks verzoek € 50. Gelet op deze bedragen is een claim al snel in beeld. Bovengenoemde software is behulpzaam en maakt het al snel zinvol om ook bij kleinere bedragen btw terug te vragen. Ook hier geldt dat verdere automatisering van het teruggaafproces zich snel ontwikkelt.