Meer btw met een strak declaratiebeleid

19 mei 2020

Zo claimt u meer btw met een strak declaratiebeleid

Als er een zak geld op straat ligt en er zijn geen ethische bezwaren om deze mee te nemen, zou u het dan laten liggen? Natuurlijk niet. Maar toch doen veel ondernemingen dit door pinbonnen en onjuiste facturen als declaratie van hun werknemers te accepteren. Daardoor wordt gemiddeld maar een kwart van de buitenlandse btw-claim ook daadwerkelijk teruggestort.

Tips om fouten te voorkomen

Het komt vaak voor dat medewerkers pinbonnen, orderbevestigingen of betaaloverzichten indienen als declaratie. Dat kan misschien wel voldoen voor het declaratieproces, maar volstaat zeker niet voor de teruggave van de buitenlandse btw. Hoe moet het dan wel? Een aantal tips:

  • het is belangrijk dat medewerkers altijd de originele bon of factuur indienen;
  • vraag medewerkers erop te letten dat bij het inscannen geen informatie buiten de scan valt;
  • in sommige landen is het verplicht om boven een bepaald bedrag een factuur te hebben van de claim, in plaats van een kassabon. Zorg dat medewerkers weten vanaf welk bedrag ze om een factuur moeten vragen;
  • wijs uw medewerkers erop dat alleen het bestandsformaat jpg, tif en pdf is toegestaan.

Let op de factuurkenmerken

Als de factuur niet beschikt over een aantal kenmerken, dan wordt de claim afgekeurd door de Belastingdienst. Vraag uw medewerkers om dit te controleren voordat ze het indienen. Als het niet voldoet, kunnen zij dan nog tijdig bij de leverancier vragen om een aangepaste factuur.

Het moet in ieder geval de volgende gegevens bevatten:

  • Naam en adres leverancier
  • Naam en adres klant (let op: dit moet de organisatie zijn, niet de persoonlijke gegevens van de medewerker)
  • Btw-nummer leverancier
  • Factuurdatum
  • Factuurnummer
  • Geleverde goederen of diensten
  • Hoeveelheid goederen of diensten
  • Bedrag exclusief btw
  • Percentage btw-tarief
  • Btw-bedrag
  • Subtotaal

Bonnen zijn vereenvoudigde facturen en worden alleen toegestaan bij een bedrag dat niet hoger is dan 100 euro. Bij kassabonnen wordt de teruggave gecompliceerder. Niet alle EU-landen accepteren namelijk elke bon. Of de btw teruggevraagd mag worden, is afhankelijk van het land, het bedrag en de categorie. Een vereenvoudigde factuur moet tenminste beschikken over een datum, identiteit van de leverancier, geleverde goederen of diensten en de btw.

Bewustzijn op de werkvloer

Ons advies is dus: zorg voor een strak declaratiebeleid en maak deze btw-proof. Breng medewerkers vervolgens op de hoogte van het beleid en van de richtlijnen voor het terugvragen van buitenlandse btw. Zo weten zij precies waar hun ingediende facturen en bonnen aan moeten voldoen om buitenlandse btw terug te krijgen. Het helpt ook om te vertellen hoeveel geld er per bon teruggevraagd kan worden. Hierdoor betrekt u iedereen bij het teruggaafproces, creëert u draagvlak en verhoogt u bovendien de claims.

Webinar over declaratiebeleid

Binnenkort zullen we een webinar geven over het optimaal inrichten van uw declaratiebeleid. Wilt u een seintje krijgen zodra de datum en details bekend zijn?

Schrijf je dan hier in voor onze nieuwsbrief.