Privacyverklaring

Less Grey te Amsterdam

Versie 1.3, 18 december 2018

1. Introductie

Less Grey is een onafhankelijk belastingadvieskantoor op het gebied van indirecte belastingen en gespecialiseerd in omzetbelasting (btw). Naast advisering wordt ondersteuning geboden bij rapportageverplichtingen van cliënten en verzoeken om teruggaaf van buitenlandse btw. Bij de inzet van de rechtsmiddelen van bezwaar en beroep treden wij als gemachtigde op.

De werkzaamheden van Less Grey worden uitgevoerd vanuit Less Grey B.V. (advies), Less Grey Rep B.V. (fiscaal vertegenwoordiging en compliance) en Less Grey Refund Services B.V. (VAT4U Netherlands).

Opdrachtgevers van Less Grey zijn voornamelijk bedrijven en instellingen die als belastingplichtige voor de omzetbelasting optreden. Onze dienstverlening bestaat uit de advisering en begeleiding van onze cliënten bij de inrichting en uitvoering van hun bedrijfsvoering en de daarbij te hanteren bedrijfsmodellen.

Voor de uitvoering van onze advieswerkzaamheden ontvangt u ter ondertekening een opdrachtbevestiging en worden uw bedrijfsgegevens, waaronder gegevens van contactpersonen, opgenomen in een databestand. Ter uitvoering van de wettelijke verplichtingen op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft) identificeren wij de cliënt en leggen wij gegevens vast.

Deze gegevens hebben ook betrekking op de identificatie van de natuurlijke persoon die de cliënt vertegenwoordigt. Deze persoonsgegevens worden door ons beschermd met inachtneming van de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG).

2. Vastlegging en verwerking

De bedrijfs- en persoonsgegevens die wij vastleggen hebben betrekking op de uitvoering van onze werkzaamheden zoals vastgelegd en overeengekomen in de opdrachtbevestiging. Daarnaast worden bedrijfs- en persoonsgegevens vastgelegd ter uitvoering van de wettelijke verplichting die wij hebben op grond van de Wwft.

Uw gegevens worden opgenomen in een afzonderlijke database en uitsluitend gebruikt voor onze communicatie ter uitvoering van onze advieswerkzaamheden.

Het vastleggen, opslaan en bewaren van persoonsgegevens in een database betekent dat wij verwerker zijn als bedoeld in de AVG. Less Grey is de verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG

2.1 Advieswerkzaamheden

Voor de werkzaamheden binnen het advieskantoor worden slechts persoonsgegevens vastgelegd en opgeslagen voor zover die onderdeel uitmaken van de bedrijfsgegevens van onze cliënten met wie wij een opdrachtbevestiging hebben gesloten.

2.2 Compliance werkzaamheden, btw-aangiften

Voor de werkzaamheden met betrekking tot het vervullen van aangifteverplichtingen en/of aanvullende rapportageverplichtingen voor cliënten, maken wij gebruik van software van derden. Ter zake is door ons een verwerkersovereenkomst gesloten met de betreffende leverancier van het softwarepakket.

2.3 Verzoeken om teruggaaf van buitenlandse btw

Voor de werkzaamheden met betrekking tot het terugvragen van buitenlandse btw wordt door ons gebruik gemaakt van de softwareoplossingen van VAT4U. Less Grey Refund Services B.V. is aangesteld als de Nederlandse vertegenwoordiger van VAT4U en handelt bij de uitvoering van deze werkzaamheden onder de naam VAT4U Netherlands.

De door VAT4U gesloten overeenkomsten met Nederlandse opdrachtgevers voor het terugvragen van buitenlandse btw, en de ter zake geldende wettelijke verplichtingen op grond van de AVG, zijn opgenomen en weergegeven in een afzonderlijke Privacy verklaring.

3. Less Grey privacy beleid

De overeenkomsten met Nederlandse opdrachtgevers vormen voor ons de grondslag voor het vastleggen van bedrijfs- en persoonsgegevens. Daarnaast is de wettelijke verplichting als bedoeld in de Wwft een grondslag op basis waarvan persoonsgegevens worden vastgelegd, opgeslagen en bewaard.

De persoonsgegevens die wij vastleggen hebben betrekking op:

  • de naam van de vertegenwoordiger(s) van onze opdrachtgever;
  • het telefoonnummer van deze vertegenwoordiger(s);
  • het e-mail adres van de vertegenwoordiger(s);
  • de gegevens zoals vermeld op het identificatiebewijs dat is verstrekt in afschrift of waarvan inzage is gegeven, bevattende naam, geboorteplaats, geboortedatum en het nummer van het identificatiebewijs.

Het nummer van het identificatiebewijs is een verplicht voorgeschreven onderdeel van de identificatie van personen in het kader van de Wwft.

Persoonsgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van onze overeenkomst en na afloop van deze overeenkomst vervolgens gedurende de periode waarbinnen wij gehouden zijn aan wettelijke bewaartermijnen, waaronder de termijnen die zijn gesteld in verband met de heffing van belastingen in Nederland.

3.1 Overige persoonsgegevens

Het is mogelijk dat wij persoonsgegevens vastleggen, opslaan en bewaren die betrekking hebben op personen die niet als de vertegenwoordiger van cliënten bekend zijn.

Het gaat om relaties waarvan de persoonsgegevens door de betrokkene aan ons zijn verstrekt. Deze gegevens kunnen gebruikt worden voor het sturen van uitnodigingen, nieuwsbrieven of andere zakelijke communicatie gericht op het informeren van betrokkene.

De gegevens die zijn vastgelegd hebben betrekking op:

  • Bedrijfsnaam; 
  • Voornaam en/of initialen; 
  • Achternaam; 
  • E-mail adres; 
  • Telefoonnummer; 
  • Profiel / sectorindeling

Deze persoonsgegevens worden opgeslagen en bewaard voor de periode dat betrokkene wordt beschouwd als een relatie van Less Grey die is geïnteresseerd in onze informatie.

3.2 Personeelsgegevens

Van personen die bij Less Grey als werknemer in dienst zijn en/of zijn geweest worden gegevens vastgelegd, opgeslagen en bewaard op zodanige wijze dat deze gegevens binnen de organisatie slechts toegankelijk zijn voor de functionaris die voor personeelszaken is aangesteld.

Bij de uitvoering van werkzaamheden met betrekking tot de loon- en salarisadministratie van personeelsleden, alsmede voor de vastlegging van arbeidsongeschiktheid, ziekte en pensioenen wordt gebruik gemaakt van de diensten van derden. Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.

3.3 Verstrekking personeelsgegevens aan derden

Bij de uitvoering van verschillende werkzaamheden is in onderdeel 2 toegelicht wanneer gebruik wordt gemaakt van een derde partij. Naast de daar genoemde verwerkers wordt voor de financiële administraties van Less Grey gebruik gemaakt van een of meerdere softwarepakketten van derden en voor het beheer en de beveiliging van onze ICT-omgeving wordt gebruik gemaakt van de service en ondersteuning van een externe dienstverlener.

Less Grey heeft ook verwerkersovereenkomsten gesloten met partijen die Less Grey diensten aanbieden, zoals op het gebied van ICT, accountancy, arbeidsongeschiktheid en verzuimadministratie, pensioenen & loon- en salarisadministratie.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen waarmee wij geen verwerkersovereenkomst hebben gesloten.

3.4 Beveiliging

Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen passend voor het verzamelen en opslaan van bedrijfs- en persoonsgegevens. Digitale gegevens worden opgeslagen op een server die binnen ons kantoorgebouw is geplaatst in een speciale ruimte die alleen toegankelijk is voor geautoriseerde personen.

Voor de toegang tot deze digitale gegevens wordt gebruik gemaakt van gebruikersnamen en wachtwoorden op al onze systemen.

De back-up van deze digitale gegevens wordt in een beveiligde omgeving in een data center, gelegen in Nederland, verzorgd. Ter zake is een verwerkersovereenkomst gesloten met onze ICT-beheerder.

De medewerkers van Less Grey zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van bedrijfs- en persoonsgegevens.

3.5 Cookies of vergelijkbare technieken

Less Grey respecteert de privacy van bezoekers van haar website www.lessgrey.eu en van de gebruikers van de portal mylessgrey.eu.

Bij een bezoek aan de website www.lessgrey.eu worden uw persoonsgegevens verwerkt voor de verbetering van onze website en social media sharing. Op de website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals IP adressen van de computer, de eventuele gebruiksnaam, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt.

Deze gegevens worden geregistreerd en kunnen gebruikt worden voor het verkrijgen van statistische informatie over de kwaliteit en/of effectiviteit van de website.

Onze website maakt gebruik van drie soorten cookies: noodzakelijke cookies, analytische cookies en social media plug-ins. Een cookie is een klein tekstbestand dat op de harde schijf van uw computer of mobiele apparaat wordt geplaatst door een website die u bezoekt. In dit tekstbestand wordt informatie over uw bezoek opgeslagen. Deze informatie kan bij een later bezoek weer herkend worden door deze website. Soms kan ook een andere website het cookie lezen en er informatie in opslaan.

Noodzakelijke cookies zijn cookies nodig voor het functioneren van de website.

Analytische cookies zijn cookies die worden gebruikt om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken. Daarbij wordt gebruik gemaakt van hulpprogramma’s, zoals Google Analytics.

Google slaat deze gegevens op servers in de Verenigde Staten op. Google is aangesloten bij het EU-U.S. Privacy Shield Framework.

Wij hebben maatregelen genomen binnen Google Analytics, zodat de herleidbaarheid van bezoekers aan de website wordt beperkt en wij staan niet toe dat Google de verkregen informatie gebruikt voor andere diensten van Google.

Google kan de verkregen informatie aan derden verschaffen indien Google daartoe wettelijk verplicht is, of voor deze derden de informatie in opdracht van Google verwerken (verwerkers van Google). Het Privacy beleid van Google leest u hier. het specifieke privacybeleid van Google Analytics leest u hier.

Social media plug-ins voor de sociale netwerken LinkedIn, Twitter en Facebook zijn knoppen op een website waarmee informatie op onze website kan worden gedeeld. De verzending van gegevens wordt door een code van de sociale netwerken zelf tot stand gebracht.

Op onze website is een plug-in voor LinkedIn geplaatst. De privacyverklaring van LinkedIn leest u hier.

U heeft zelf controle over cookies en kunt de plaatsing daarvan weigeren door de cookie-instellingen in uw browser aan te passen. De meeste browsers geven aan op welke wijze u de plaatsing van cookies kunt weigeren, op welke wijze u wordt geïnformeerd over een plaatsing van een cookie en hoe u geplaatste cookies kunt verwijderen.

3.6 Nieuwsvoorzieningen & uitnodigingen

Less Grey kan een nieuwsbrief aanbieden en/of uitnodigingen sturen aan de personen die als contactpersonen van cliënten zijn geregistreerd en aan relaties. Voor de verzending van deze nieuwsbrief of uitnodigingen maken wij gebruik van de diensten van mailchimp, die de gegevens opslaat in de V.S. Mailchimp is aangesloten bij het EU-U.S. Privacy Shield Framework. Het privacy beleid van Mailchimp leest u hier.

3.7 Rechten omtrent uw persoonsgegevens

Natuurlijke personen waarvan wij gegevens hebben vastgelegd, opgeslagen en die worden bewaard, hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens of een deel daarvan.

3.8 Klachten en of vragen

Mocht u een klacht hebben of vragen hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens door Less Grey, dan verzoeken wij u contact met ons op te nemen.

Less Grey
Kabelweg 37
1014 BA Amsterdam

www.lessgrey.eu

secretariaat@lessgrey.eu