Het recept voor succesvolle btw-teruggaven

Sommige trends kan ik maar moeilijk begrijpen. Als u tegenwoordig een kookboek openslaat, dan krijg u eerst bladzijden vol over het land, de cultuur en de achtergronden van alle ingrediënten die u misschien nodig heeft, voordat u ook maar iets van een echt recept te zien krijgt. Ik ben nog van de generatie dat ik gewoon wil lezen: “u heeft 1¼ liter bouillon nodig (tablet) en daar doet u 1 ui, 60 gram boter, 300 gram risottorijst, 100 ml droge witte wijn en 75 gram Parmigiano Reggiano in. Klaar!”

Dat de rijst afkomstig is van een helling in het noorden van de Povlakte in Italië (door de locals ook wel ‘il paesaggio delle acque’, het landschap van het water genoemd) en daar is verzorgd door simpele, Italiaanse boeren, die in de film Riso Amaro geromantiseerd worden uitgebeeld door de actrice Silvana Mangano, in een korte strakke broek en gescheurde panty, vind ik niet interessant. In ieder geval niet op het moment dat ik in de keuken sta en me afvraag hoe lang ik nu eigenlijk alles door elkaar moet roeren.

Btw is als een kookboek

Wat mij betreft geldt hetzelfde voor btw. Als een ondernemer een vraag heeft, dan wil hij een antwoord. Er zijn helaas niet veel adviseurs die dat altijd begrijpen. Hoe vaak komt het niet voor dat een ondernemer een vraag stelt en dan na een paar weken een lange memo ontvangt met alle regels, jurisprudentie en achtergrondinformatie en uiteindelijk een ‘conclusie’ met 3 opties waar hij dan uit moet kiezen. Herkenbaar? Hopelijk niet.

Kijk, aan de andere kant is het niet altijd te vermijden. Soms zijn btw-regels wat onduidelijk of is er ruimte voor interpretatie. Het is belangrijk dat een ondernemer deze nuances weet en op basis daarvan beslissingen neemt. Een adviseur is niet meer dan dat: iemand die een advies geeft. Maar een goede adviseur zorgt wél voor een duidelijke uitleg en geeft alvast een voorzet op de beslissing die de ondernemer moet of kan nemen.

Duidelijk recept voor de btw-teruggaaf

Als ondernemer heeft u behoefte aan duidelijkheid. Gelukkig zijn op sommige btw-vragen wel eenvoudige antwoorden te geven. Bijvoorbeeld als het gaat om het terugvragen van btw op (buitenlandse) onkosten. Dit is vaak niet het meest sexy onderwerp voor veel ondernemers, maar zeker in de huidige tijd is iedere btw-teruggaaf mooi meegenomen.

Want er valt veel te zeggen over het jaar 2021, maar de btw-regels voor het terugvragen van btw zijn niet veranderd. En hoewel het aantal (buitenlandse) reizen en bijwonen van evenementen een stuk minder was dan andere jaren; de btw op de reis- en verblijfkosten zijn nog altijd kosten die u als ondernemer niet hoeft te laten liggen.

De ingrediënten maken het gerecht

Er zijn verschillende dienstverleners die daarbij kunnen helpen en de aanpak lijkt niet heel erg veel te verschillen. De bonnetjes en facturen die de ondernemer en haar werknemers zelf hebben ontvangen en bewaard vormen de basis van het teruggaafverzoek. Deze worden verwerkt, vaak geautomatiseerd, waarna het teruggaafverzoek wordt ingediend. De lokale belastingdiensten verwerken het verzoek en na het eventueel stellen van aanvullende vragen, vergoeden zij de btw.

Toch zitten er grote verschillen in de aanpak en uitwerking. Het gerecht is hetzelfde, maar de ingrediënten kunnen variëren in kwaliteit.

Supermarkt of de groenteboer?

Om zoveel mogelijk vragen van de belastingdiensten te voorkomen, is een kwalitatieve controle van de bonnetjes en facturen belangrijk. Automatisering helpt, maar ook met de beste OCR-technieken en -software die alle relevante elementen uit de gescande bonnetjes en facturen haalt, is een kwalitatieve en vaak handmatige interpretatie nodig. Het is namelijk niet professioneel en zelfs strafbaar om bewust en expres foutieve facturen te gebruiken om btw terug te vragen. Niet alleen wordt een teruggaafverzoek dan geweigerd, maar er kunnen zelfs boetes worden opgelegd.

Bij de keuze voor een dienstverlener voor het terugvragen van btw, zijn de volgende afwegingen noodzakelijk:

1. Beschikt de dienstverlener over de technische middelen om (grote hoeveelheden) facturen te verwerken?
2. Is deze automatisering in staat om facturen correct te classificeren en te verwerken?
3. Kan deze techniek snel en moeiteloos de informatie en documenten uit het ERP- of onkostenverwerkingssysteem inlezen en verwerken?
4. Welke kwalitatieve controles vinden er plaats?
5. Hoe en door wie worden eventuele vragen van de belastingdiensten beantwoord?
6. Heeft de ondernemer inzicht in het proces en zo ja, op welke manier?

De meeste dienstverleners zullen volmondig “ja, dat doen/kunnen wij” antwoorden op bovenstaande vragen. Maar er zijn zeker verschillen.

Techniek

Het lezen en herkennen van een factuur vereist intelligente OCR-software. Maar ook de mogelijkheid om de informatie op de factuur te vertalen naar en te vergelijken met meer dan 2,000 btw-regels die in de EU gelden. Zeker bij het verwerken van grote hoeveelheden facturen is het noodzakelijk om goede technologie en automatisering te gebruiken.

Kwalitatieve verwerking

De btw-specialist maakt daarnaast een verschil in de kwalitatieve verwerking. Een robot kan automatisch grote hoeveelheden verwerken, maar zelfs de slimste machine zal niet alle facturen kwalitatief kunnen beoordelen. Bijvoorbeeld omdat er verschillende lijnen op een factuur staan, omdat de omschrijving niet duidelijk is of omdat de belastingdienst voor bepaalde soorten kosten, altijd aanvullende vragen heeft of extra informatie wil ontvangen.

Met name dat laatste is alleen goed te ondervangen door de facturen en de teruggaafverzoeken door iemand te laten controleren die echt ervaring heeft met btw. Iedereen kan een stapel bonnetjes opsturen naar de belastingdienst en hopen dat de teruggevraagde btw wordt geaccepteerd. Maar echt goede dienstverleners zorgen voor een eerlijk en kwalitatief juist verzoek. Daarbij is het ook van belang dat alvast wordt geanticipeerd op mogelijke vragen van de belastingdienst.

Minder vragen en soepel proces

Uiteindelijk resulteert dit in minder vragen van de fiscus en een makkelijker proces voor de daaropvolgende jaren, omdat de dienstverlener door de fiscus als betrouwbare partner wordt gezien. Natuurlijk geldt dat ook richting u, de ondernemer.

Transparantie in het proces, de manier van werken en de communicatie met de belastingdienst is belangrijk. Als ondernemer wilt u controle en inzicht in uw eigen btw-positie, waaronder de teruggaafverzoeken die namens u zijn ingediend en de communicatie die namens u plaatsvindt met de lokale fiscus.

Laat u btw liggen?

Btw op onkosten blijft altijd een onderbelicht onderdeel van de btw-functie. In sommige gevallen is de btw-specialist of de financiële afdeling zelfs niet eens betrokken bij het verwerken en boeken van de onkostenvergoedingen aan personeelsleden. Een eenvoudige steekproef of analyse van het soort kosten en de btw-bedragen kan een eerste indruk geven van de btw die je laat liggen.

Mijn advies is om hier toch eens naar te kijken of door iemand naar te laten kijken. Dat evenement of die vergadering op de buitenlandse locatie kan zomaar een paar honderd euro aan buitenlandse btw opleveren. Het is zonde om die te laten liggen.

Ik kijk graag een keer met u mee. Niet persé om de oorsprong van de rijst te bespreken, maar wel om ons recept voor btw-teruggaven toe te lichten.

Bas de Koning is BTW partner bij Less Grey, gespecialiseerd in indirecte belastingen.