SECRETARIEEL MEDEWERKER (M/V)

Per direct | 16 – 24 uur

Het doel van de functie

Het Secretariaat (m/v) vervult een belangrijke functie op ons kantoor.

Je regelt veel zaken en bent voor medewerkers en externe relaties het eerste en belangrijkste aanspreekpunt. Je bent een alleskunner die leidinggevenden en andere collega’s zo veel mogelijk probeert te ontzorgen.

Het secretariaat zorgt ervoor dat alles op het kantoor aanwezig is en als het ware ‘als een zonnetje’ loopt. Hij / zij is verantwoordelijk voor de invulling van het (totale) secretariaat.

Jouw belangrijkste taken bij Less Grey:

Facilitaire kantoorwerkzaamheden
Regelen van afspraken
Plannen van het werk en het bijhouden van agenda’s
Verzorgen van de zakelijke correspondentie
Zorgen voor het archief en klantendossiers (digitaal en papier)
Het onderhouden van contacten met cliënten, leveranciers en samenwerkingspartners van Less Grey

De plaats in de organisatie van het bedrijf

De Less Grey Groep is een belastingadvieskantoor, gespecialiseerd in btw-advisering en compliance. Het secretariaat ondersteunt de twee partners / directeuren van de Less Grey Groep en is daarnaast ondersteunend bij de operationele werkzaamheden van de verschillende onderdelen van Less Grey.

Deze onderdelen bestaan uit:

Advies
Fiscale vertegenwoordiging
Btw-teruggaven
Btw-aangiften

Samenvatting van de werkzaamheden

Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie
Je bent het eerste aanspreekpunt en verwerkt de inkomende telefoontjes, e-mail en post. Je leest mee met uitgaande correspondentie en zorgt ervoor dat deze correct, volledig en tijdig wordt verstuurd.
Agendabeheer
Je beheert de agenda van de directieleden en de algemene kantooragenda.
Ontvangen van gasten
Je bent het eerste aanspreekpunt voor gasten.
Bijeenkomsten organiseren
Je organiseert bijeenkomsten, zoals een presentatie, training of webinar, zowel op kantoor, extern als online.
Administratieve werkzaamheden en Archiveren
Maken en beheren van standaarddocumenten, brochures, e.d., en het archiveren van correspondentie, klantgegevens en compliance documentatie, zowel op papier als digitaal (in Teams).
Facilitaire ondersteuning en Kantoorbeheer
Hieronder valt het voorraadbeheer, maar ook het onderhouden van contacten met en het aansturen van leveranciers en dienstverleners. Je bepaalt (mede) de dagelijkse gang van zaken op kantoor, zoals het organiseren van interne besprekingen en het regelen van de lunch.
Onderhouden CRM-systeem en Social Media
Je zorgt voor het vastleggen en bijhouden van klantgegevens. Daarnaast denk je mee en ondersteunt je bij de Social Media strategie en inhoud.

Gewenste ervaring, kennis en vaardigheden

Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau.
Minimaal 3 jaar relevante werkervaring, binnen een kleinere organisatie.
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in zowel woord als geschrift en een goede beheersing van de Engelse taal.
Digitaal vaardig, specifieke MS Office (Word, Excel, PowerPoint) ervaring, bij voorkeur ervaring met MS Teams en het werken met een Mac computer.
Professionele, representatieve en klant- en servicegerichte basishouding.

Specifieke competenties / Kernwoorden

Communicatie en Samenwerking
Plannen en Organiseren
Proactief en Initiatiefrijk
Representatief en Gastvrij
Stressbestendig
Zorgvuldig en accuraat

Arbeidsvoorwaarden

Voor deze functie biedt Less Grey een marktconform salaris. Jouw salaris hangt af van je opleiding, werkervaring en leeftijd.

Als richtlijn kan worden uitgegaan van een brutosalaris van EUR 2,200 -2,500 per maand (op basis van een 40-urige werkweek).

Het betreft een functie voor 16-24 uur per week, in te vullen en eventueel uit te breiden in overleg. Daarbij gaat de voorkeur uit dat het Secretariaat een dagelijkse bezetting heeft voor minimaal 4 (halve) dagen per week. Werktijden zijn in overleg, en deze functie is daardoor ook uitermate geschikt voor iemand met schoolgaande kinderen.

Er is een mogelijkheid om door te groeien binnen de organisatie, bijvoorbeeld in de rol van Office Manager, Projectmanager, Facilitair manager, of Operationeel medewerker.

Geïnteresseerd

Enthousiast geworden over ons kantoor en herken je jezelf in degene die wij zoeken? Stuur dan een e-mail naar basdekoning@lessgrey.eu met je CV en motivatie.

Wil je meer weten over de vacature of ons kantoor, dan kun je contact opnemen met Bas de Koning via 06-101 88 459.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.