VAT in the Digital Age: E-invoicing en Real-time reporting (deel 2)

In de voorstellen van de Europese Commissie inzake VAT in the Digital Age is een belangrijke rol weggelegd voor elektronisch factureren. In deze blog gaan we in op de huidige stand van zaken ten aanzien van e-invoicing, de veranderingen in de komende jaren, en de noodzaak om transacties op een andere manier vast te leggen en te rapporteren dan u nu gewend bent.

Elektronisch factureren

E-invoicing is het volledig elektronisch uitwisselen van factuurgegevens met leveranciers of afnemers. Waar echter op een papieren factuur de gegevens staan geprint of geschreven, wordt de informatie bij een e-invoice verstuurd als een elektronisch ‘pakketje, met 1-tjes en 0-tjes (code). Een van de grote voordelen van een e-invoice is dat hiermee de gegevens ook altijd 100% worden herkend, en er bijvoorbeeld geen fouten kunnen worden gemaakt bij het (handmatig) overnemen van de informatie van de factuur, of dat een factuur onleesbaar is als er iets verkeerd gaat met scannen.

Er is een verschil tussen elektronisch factureren (e-invoicing) en digitaal factureren (d-invoicing). Bij d-invoicing is sprake van een gedigitaliseerde factuur. Dit kan bijvoorbeeld een pdf-bestand zijn, of een scan of foto van een papieren factuur. In de voorstellen van de Europese Commissie is geen ruimte (meer) voor een digitale factuur. Alleen een echte elektronische factuur is nog toegestaan.

Wat is nodig om elektronisch te kunnen factureren?

Er zijn 3 belangrijke aandachtspunten bij elektronisch factureren:

• Formaat;
• Verwerking; en
• Rapportage.

In de EU btw-Richtlijn zijn de btw-factuurvereisten vastgelegd. Iedere factuur moet aan deze eisen voldoen. Met ViDA worden deze vereisten nog iets verder uitgebreid. Zo moet naast de huidige vereisten zoals de naam en adres van de leverancier en afnemer, ook de bankgegevens en betalingscondities in de factuurinformatie komen te staan. Deze gegevens moeten worden opgemaakt, verzonden en ontvangen in een “gestructureerd elektronisch formaat” dat automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt.

Om ervoor te zorgen dat niet iedere EU-lidstaat eigen regels maakt, sluit de Europese Commissie voor dit gestructureerde elektronische formaat aan bij de reeds bestaande Europese norm voor e-invoicing (EN 16931), op basis van EU Richtlijn 2014/55/EU in het kader van de B2G e-invoicing (de ‘Europese norm’).

Voor het versturen en ontvangen van elektronische facturen is het nodig dat bedrijven actie ondernemen om hun systemen en processen zó in te richten, dat de facturen via een rechtstreekse verbinding, ofwel een platform worden gedeeld met leveranciers en afnemers. Een veelgebruikte manier is PEPPOL, waarmee elektronische facturen via verschillende platformen, veilig en snel kunnen worden uitgewisseld.

Kort gezegd komt het erop neer dat de factuurinformatie via een elektronisch bestand via een beveiligde verbinding van de leverancier naar de afnemer wordt gestuurd.

Snel starten

Het is natuurlijk noodzakelijk dat zowel de leverancier als de afnemer de elektronische factuur kunnen versturen en ontvangen, en dat deze in de boekhouding wordt verwerkt. In het voorstel van de Europese Commissie staat nu dat afnemers al vanaf 1 januari 2024 geen elektronische facturen meer mogen weigeren.

Het is dan ook aan te raden om nu al na te gaan of uw organisatie hierop is voorbereid. Vanaf 1 januari 2028 is het verplicht om altijd een elektronische factuur uit te reiken, in ieder geval voor intracommunautaire transacties. Het is de verwachting dat de EU-lidstaten de implementatie van de ViDA voorstellen zullen aangrijpen om deze verplichting ook door te trekken naar lokale transacties.

Rapportageverplichtingen

Idealiter kan de door u gebruikte software de elektronische facturen niet alleen ontvangen en herkennen, maar ook goedkeuren, eventueel matchen en naar het ERP-systeem doorsturen. Dit laatste is van belang voor het maken en indienen van de btw-aangifte en de opgaven intracommunautaire prestaties.

Deze laatste rapportage gaat drastisch veranderen. De huidige ‘European Sales Listing’ zal worden vervangen door een digitaal rapportageverplichtingensysteem voor intracommunautaire transacties. Dit rapportagesysteem zal zijn gebaseerd op de elektronische facturen die moeten worden uitgereikt.

Deze factuur moet worden uitgereikt binnen 2 werkdagen nadat de transactie heeft plaatsgevonden. Dat is dus een stuk eerder dan nu het geval is. Daarna moet de informatie per transactie worden doorgegeven via het nieuwe rapportagesysteem, waarbij een deadline wordt gehanteerd van 2 werkdagen na de uitgifte van de factuur, of na de datum waarop de factuur had moeten worden uitgegeven.

Dit is een vorm van real-time reporting, die ervoor zorgt dat belastingdiensten sneller over informatie beschikken die helpt bij het opsporen van mogelijke btw-fraude. Voor de ondernemer betekent dit echter dat er veel eerder een factuur moet worden gemaakt en verzonden, en dat er direct daarna een melding bij de belastingdienst moet worden gedaan.

Volgens de Europese Commissie is er een afweging gemaakt tussen de verschillende doelen van de nieuwe regels, namelijk de bestrijding van fraude en de vermindering van administratieve lasten voor ondernemers. Het lijkt erop dat de verplichting tot het uitreiken (en ontvangen) van een elektronische factuur en de (bijna) real-time reporting in eerste instantie in ieder geval een flinke aanslag op de IT-inrichting en capaciteit van ondernemers is.

Controles

De verdere digitalisering van de administratieve verplichtingen in de btw is niet nieuw. In feite heeft de Europese Commissie gekeken naar initiatieven die nu al door verschillende landen worden ontwikkeld en geïmplementeerd. Verschillende EU-lidstaten hebben nu al een systeem waar facturen digitaal moeten worden gerapporteerd, of waar de btw-aangifte moet worden aangevuld met een digitale rapportage die is gekoppeld aan het boekhoudsysteem van de ondernemer. Het is dan ook niet gek dat de Europese Commissie deze initiatieven gebruikt om een Europees systeem te implementeren.

Er zijn natuurlijk genoeg haken en ogen waar ondernemers mee te maken krijgen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als er correcties moeten worden gemaakt? Welke informatie en documenten zijn er nog meer nodig, buiten de elektronische factuur? Moeten ondernemers straks rekening houden met een Europees systeem voor intracommunautaire transacties en een nationaal systeem voor lokale rapportages?

Het is in ieder geval duidelijk dat de door de Europese Commissie ingeslagen weg onomkeerbaar is. De ViDA voorstellen zijn specifiek en zullen niet makkelijk door de EU-lidstaten kunnen worden aangepast.

Tax Control Framework

Voor ondernemers is het dan ook van belang dat zij goed voorbereid zijn en op tijd beginnen met het aanpassen en inrichten van hun boekhouding, IT-systemen en processen. Het is ook belangrijk dat het huidige Tax Control Framework wordt aangepast.

Immers, omdat de facturen eerder moeten worden uitgereikt, en er direct een rapportage wordt gedeeld met de belastingdiensten, is er (nog) minder ruimte voor het maken en herstellen van mogelijke fouten. Feitelijk komt het erop neer dat er een veel grotere druk komt op de verkoop- of aankooporder, omdat op dat moment de juiste gegevens met de leverancier of afnemer moeten worden gedeeld op basis waarvan de factuur wordt gemaakt.

Bijvoorbeeld het controleren van het btw-nummer: dat gebeurt in de praktijk soms achteraf, als de levering als heeft plaatsgevonden, maar de factuur nog moet worden gestuurd. Dat zal veel eerder en vaker moeten gebeuren. Eigenlijk is het noodzakelijk dat de hele Master Data en de logica van het boekhoud-/ERP-systeem wordt doorgelicht om ervoor te zorgen dat alle transacties op de juiste wijze worden gefactureerd en gerapporteerd.

En vanzelfsprekend kunnen wij u daarbij helpen.

Meer weten?

Wij kunnen u helpen met al uw btw-vragen. Neem gerust contact met ons op, bijvoorbeeld door rechtstreeks een afspraak boeken via onze website.

Bij Less Grey beschikken we over de kennis en ervaring om u te helpen op het gebied van Advisering, Compliance en Teruggaven. En als u geïnteresseerd bent in IOSS, dan is het goed om te weten dan Less Grey een van de grootse btw-tussenpersonen is in Nederland.