Binnenlandse btw-teruggave: vaak over het hoofd gezien

13 augustus 2021

De coronapandemie heeft het zakelijk reizen drastisch verminderd. Vanwege de vele beperkingen maakten bedrijven afgelopen jaar vrijwel geen kosten in het buitenland. Maar er werden wel kosten gemaakt in Nederland. Er werd massaal thuisgewerkt. Kilometers en hotelovernachtingen hebben plaatsgemaakt voor bureaustoelen, internet en koffie. Net als bij de buitenlandse btw laten ondernemers hier vaak kansen liggen.

Coronamaatregelen

De overheid heeft maatregelen genomen om werkgevers en werknemers tegemoet te komen in de crisistijd. Zo werd de vrije ruime in de werkkostenregeling eenmalig verhoogd en gelden er tot 1 oktober 2021 soepelere regels met betrekking tot de vaste reiskostenvergoeding. En al zullen een aantal van deze maatregelen slechts tijdelijk van kracht zijn, het is de verwachting dat ook na de coronacrisis, thuiswerken de norm zal blijven of in ieder geval veel vaker zal voorkomen.

Dit thuiswerken brengt de nodige kosten met zich mee, die veelal als onkosten worden geclaimd door de werknemer. Er zijn waarschijnlijk weinig buitenlandse kostenposten over 2020, maar heeft u wel alle binnenlandse btw teruggevraagd? Deze wordt dikwijls over het hoofd gezien. Bijvoorbeeld als de onkosten bij HR liggen in plaats van de financiële afdeling.

Wanneer is btw aftrekbaar?

Voor het terugvragen van btw in Nederland gelden specifieke regels. Het aftrekken van de voorbelasting mag natuurlijk niet in alle gevallen. U mag bijvoorbeeld geen btw aftrekken over:

  • Privéuitgaven;
  • Uitgaven voor uw vrijgestelde omzet (dat is omzet waarvoor u géén btw rekent aan uw klant)
  • Uitgaven voor eten en drinken in een horecagelegenheid;
  • Personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken van méér dan € 227 (exclusief btw) per persoon per jaar.

Btw die wel mag worden teruggevraagd

De btw over zakelijke kosten is wel aftrekbaar. U moet als ondernemer dan wel een juiste bon of factuur kunnen tonen. Geen bon of factuur? Dan mag u ook geen voorbelasting aftrekken. Voorbeelden van btw die wel mag worden teruggevraagd maar vaak worden vergeten zijn:

  • Kantoorbenodigdheden (bureau(stoel), printer etc.);
  • Btw kosten voor de mobiele telefoon
  • Zakelijke cursussen die niet zijn vrijgesteld.

Zakelijks kosten kunnen ook kosten zijn die de werknemer maakt om thuis op een veilige, gezonde en efficiënte manier zijn of haar werkzaamheden te kunnen verrichten. In sommige gevallen zal natuurlijk wel goed moeten worden gekeken of de kosten ook daadwerkelijk zakelijke kosten zijn, maar het kan zeker de moeite lonen om voor het afgelopen jaar nog eens de onkosten van werknemers door te lopen, om te zien of er nog btw kan worden teruggevraagd.

Suppletieaangifte

Een foutje mag u herstellen van de Belastingdienst, dus doe dat ook zeker! U kunt kleine bedragen (tot €1.000) verwerken in de eerstvolgende btw-aangifte. Voor meer dan €1.000 dient u een suppletieaangifte in. Dit kan tot 5 jaar na de fout.

Slimme integraties

Deze binnenlandse btw-teruggave is ook gemakkelijk en efficiënt te regelen met de software van VAT4U. Dankzij de slimme integraties met ERP en T&E-software kunnen de benodigde gegevens automatisch worden geïmporteerd. Zo heeft u als ondernemer er geen omkijken naar.

Bovendien is het digitaliseren van de bonnen dankzij optische tekenherkenning technologie (OCR) nog nooit zo makkelijk geweest. Facturen die niet voldoen aan de gestelde eisen worden automatisch gedetecteerd. Zo blijven er minder claims liggen en ligt het percentage succesvolle teruggaven een stuk hoger. Dat is in moeilijke coronatijden geen overbodige luxe.

Neem gerust contact op voor meer informatie.