Elektronisch factureren: Bent u er al mee bezig?

Recentelijk werd ik gevraagd om een presentatie te geven over elektronisch factureren. Dit was tijdens een bijeenkomst voor creditmanagers. Als btw-er moet je dan toch even schakelen om ervoor te zorgen dat de belangrijkste aandachtspunten goed over komen, zonder dat het een saai verhaal wordt. Als ik de feedback mag geloven, dan is dat zeker gelukt.*

Btw is leuk!

Belastingen zijn per definitie niet leuk. Niemand vindt het leuk om ze te betalen, je betaalt altijd te veel, en meestal zie je ook geen (direct) resultaat van jouw individuele bijdrage aan de kosten van de samenleving. Tuurlijk, we maken gebruik van wegen, scholen en zorg, en we kunnen veilig over straat. Maar afgezien daarvan wordt het belastinggeld nooit goed besteed aan die dingen waar jij het zelf graag aan zou uitgeven.

Maar als je dan toch iets met belastingen doet, kies dan voor btw. Btw wordt geheven op iedere transactie. Daardoor kom je btw overal tegen. En daardoor kom je dankzij de btw ook in heel feitelijke en soms bijzondere en ongebruikelijke situaties en omgevingen terecht, waar je als ‘gewone’ fiscalist of accountant nooit iets mee te maken hebt.

Als consument ken je btw natuurlijk wel, als je iets koopt. Maar als ondernemer heb je dagelijks met btw te maken. En niet alleen als fiscalist of bij de financiële afdeling, maar ook, of juist, op bijvoorbeeld de AP- afdeling, creditmanagement, logistiek, commercie en heel vaak ook bij IT.

Facturen zijn cruciaal

En daar komt de factuur om de hoek kijken. Voor iedere transactie is de leverancier verplicht om een btw-factuur uit te reiken. Deze factuur moet voldoen aan een aantal minimum vereisten. Deze vereisten staan in de Europese btw-Richtlijn en iedere EU-lidstaat moet deze eisen toepassen en accepteren.

Natuurlijk zijn er naast de btw-factuurvereisten ook andere wettelijke bepalingen die voorschrijven welke informatie er op een factuur moet staan. Denk aan het KvK nummer. Deze verplichtingen kunnen wel per EU-lidstaat verschillen. Zo moet bijvoorbeeld in Duitsland de naam of namen van de directie op de factuur staan.

Dat is nog niet alles. Want naast de wettelijke bepalingen zijn er ook vaak afspraken tussen leverancier en afnemer gemaakt. Zo vragen afnemers vaak om een PO-nummer op de factuur te vermelden, of de naam van een afdeling of contactpersoon. Ook kunnen specifieke verwijzingen naar het contract of overeenkomst, of bepaalde artikelomschrijvingen worden gevraagd. Soms is dit binnen een bepaalde branche ook afgesproken of gebruikelijk.

Als laatste zijn er ook altijd bepaalde gegevens die je als leverancier eigenlijk altijd op de factuur wilt zetten. Bijvoorbeeld het bankrekeningnummer waarop kan worden betaald, en de betalingstermijn. En als je het, met mijn btw-bril op, echt goed wilt doen, dan zet je op de factuur altijd het land en adres van vertrek en aankomst van de goederen en de gebruikte leveringscondities erop, en liefst ook de gebruikte tax-code. Wel zo handig als je de btw-aangifte wil maken en controleren.

Van alle tijden

De functie van de factuur is eigenlijk altijd hetzelfde gebleven, namelijk het bewijs dat er een transactie heeft plaatsgevonden en dat er een betaling voor de levering van goederen of diensten verschuldigd is.

Factureren bestaat al sinds duizenden jaren en werd al gebruikt in het oude Griekenland, Egypte en Mesopotamië. De oudst bekende factuur is gevonden in Egypte: een document op papyrus van ongeveer 3,000 voor Christus. Dat betrof een factuur voor de levering van bier en brood voor een constructie project (niet, niet voor de bouw van een Pyramide).

De oude Romeinen gebruikten ook facturen in hun handelsactiviteiten, met voorbeelden die teruggaan tot 100 jaar voor Christus. Dit waren vooral handgeschreven papyrus documenten en bevatten details zoals de namen van de leverancier en afnemer, een omschrijving van de goederen of diensten en de prijs.

In de loop van de tijd is de manier van factureren wel veranderd. Waar in Egypte en Rome kleitabletten en papyrus werd gebruikt, is tegenwoordig bijna geen papieren factuur meer te vinden. En de volgende stap is een elektronische factuur.

Het ABC van factureren

Een handgeschreven papiertje, al dan niet met btw-zegels erop geplakt, werd tot het laat in de vorige eeuw gebruikt als factuur. Analoog, dus eigenlijk het tegenovergestelde van digitaal. Een pen en papier, een postzegel en misschien een multomap was alles dat je nodig had om een factuur te maken, versturen en bewaren.

Met de komst van moderne hulpmiddelen zoals de typemachine konden facturen op een meer uniforme, en veelal beter leesbare, manier worden gemaakt. Deze Basisfacturen werden nog wel op de ouderwetse manier per post verstuurd en bewaard in archiefkasten vol met mappen in de kelders van veel bedrijven.

Met de komst van de Computer en printers, maar ook de fax en de kopieermachine, werd factureren helemaal een stuk makkelijker. Gegevens konden meerdere keren opnieuw worden gebruikt, archiefkasten maakten plaats voor floppy’s en door de snellere verzending en ontvangst werden facturen ook sneller verwerkt en betaald.

Tegenwoordig is het meeste papier vervangen door de Digitale versies: een pdf-bestand, of foto’s en plaatjes van facturen worden per email uitgewisseld. Ook belastingdiensten zijn al helemaal gewend aan de digitalisering en verwachten tijdens hun controles niet meer de stapels mappen met facturen, maar een scherm met toegang tot het boekhoud- of ERP-systeem waar alle factuurgegevens zijn opgeslagen.

En nu de volgende stap: de Elektronische factuur. Het grote verschil met de digitale versie is dat bij een e-factuur er eigenlijk alleen eentjes en nulletjes van verzender naar ontvanger worden verstuurd. Eigenlijk komt de hele visualisatie van de factuur daarmee te vervallen. Op een computerscherm kun je nog wel zien welke informatie wordt uitgewisseld, maar een factuur printen of kopiëren is niet meer zo eenvoudig.

Stilstaan is achteruitgang

Het grote voordeel van elektronisch factureren is dat er nog maar één versie van de factuur is. Bij het versturen van een factuur per email, bestaat altijd de mogelijkheid dat de email naar meerdere personen wordt gestuurd en dat er facturen dubbel worden opgenomen in de administratie. Bij een e-factuur wordt de factuur automatisch opgenomen en heeft iedereen toegang tot dezelfde gegevens.

Daarnaast is de communicatie een stuk sneller, en ontvangt de verzender ook meteen een terugkoppeling dat de factuur is ontvangen. Geen discussie meer over facturen die te laat of niet zijn aangekomen of zoekgeraakt. En creditnota’s of correcties volgen hetzelfde traject als de gewone factuur.

Natuurlijk zijn er ook genoeg verbeterpunten te bedenken. Zo zijn er nog heel wat acties nodig bij ondernemers om e-facturatie te kunnen toepassen. Denk aan aanpassingen aan boekhoud- en ERP-systemen. Maar ook de processen die voorafgaan aan het factureren zullen moeten worden aangepast. Immers, waar nu bij het factureren eventueel nog rekening kan worden gehouden met specifieke details van de transactie, zal de ideale e-factuur slechts een ‘druk-op-de-knop’ zijn die volgt uit de eerdere processen. De masterdata, de btw-logica en de order-details moeten dus in één keer goed zijn ingevoerd en gebruikt, anders klopt de factuur niet.

En afgezien van het feit dat daardoor de factuur niet, of te laat wordt verstuurd en ontvangen, en wellicht niet of pas later wordt betaald, geeft dat ook problemen met het rapporteren van de transacties aan de belastingdienst. Maar dat stukje kom ik in een volgend blog verder op terug.

Meer weten?

Vragen over elektronisch factureren? Of welk ander btw-onderwerp dan ook? Neem gerust contact met ons op. Ook als u interesse heeft in de betreffende presentatie (*), laat het me dan even weten.

Bas de Koning is Partner at Less Grey. The Less Grey Group is specialised in VAT advice, compliance, and refunds. For more information and to book an appointment with one of our advisors, check our website: https://lessgrey.eu/en/